Checklist Dokeos para Coordinador

De Sistemas
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La intención de este documento es hacer una guía que ayude a los coordinadores a conocer porque no los alumnos no tienen acceso a los cursos de Dokeos y que se debe revisar antes de plantear una incidencia, a lo mejor está muy focalizado en los alumnos y hay más agentes externos pero seguro que con la ayuda y conocimiento de todos hacemos un gran trabajo.

¡Ánimo!.

Contenido

Alta en Telemarketing

Los datos del alumno deben estar correctos, no deben estar duplicados de forma erronea, por ejemplo tener 2 DNI del mismo. En ciertas ocasiones ocurre que se han introducido dos veces los datos del alumno con diferente código de documento. Recordad que el código de documento se compone de un tipo de documento, el código del documento y su letra.
Desde la aplicacion de Telemarketing se ha de sacar la carta de admisión. Esta carta contiene los datos necesarios para que el alumno realice su automatricula una vez que se hayan completado todos los pasos previos a la matriculación.

Incluido en Administración

El alumno ha de pagar las tasas y ser incluido en la aplicación de administración para poder continuar con el proceso. Una vez que haya pagado las tasas ha de pasar por lo menos un dia para que el banco refleje el pago y el alumno sea importado en administracion con los datos que se han introcucido en el programa te telemarketing.

Proceso de automatrícula

Es fundamental que el alumno se matricule de la asignatura en la que quiere entrar en el Campus y que haya dejado cerrada la matrícula, obviamente en situaciones normales, el alumno no verá las asignaturas de la que no esta matriculado. Verificar el estado de la matricula (FAQ)
Para que el alumno pueda realizar su automatricula han de cumplirse los siguientes puntos:
  • Ha de haber pagado las tasas y haberse importado el expediente en el programa de Administracion.
  • Ha de haberse marcado en el programa de Secretaria de cursos que el alumno tiene toda la documentacion completa.
  • Ha de pasar un día desde que se hayan cumplido los pasos anteriores para que el resto de los sistemas reflejen esta situacion.
  • Ha de tener el numero de expediente de telemarketing. Con el numero de expediente y su numero de identificacion personal (NIF, Pasaporte o documento de extrangero) el alumno se introduce en la aplicacion del servicio al alumno, que le permite realizar su automatricula. La carta con los datos para realizar la automatricula se saca desde la aplicacion de Telemarketing.
Una vez cumplidos los pasos anteriores el alumno puede entrar en la página su pagina de automatricula.
Es IMPORTANTE que el alumno cierre correctamente la automatricula. Esto es que salga de la automatricula CERRANDOLA.

Secretaria de Cursos

El programa de Secretaria de Cursos (SGC) de la universidad es otro elemento imprescindible en todo el proceso.
Una vez que el alumno ha finalizado la automatricula es necesario que esta sea importada en el expediente del alumno. Este proceso se ejecuta por las noches de manera automatica.
Cuando el expediente se ha importado a la aplicacion es importante revisar las siguientes cosas:
  • Que el grupo del alumno (en la ficha) se el correcto.
  • Que cada una de las asignaturas del alumno tengan el grupo correcto asignado (en el expediente).

Horarios

Para que una asignatura pueda ser creada en el Campus Virtual ha de tener algun profesor asignado a ella. Esta tarea se realiza desde la aplicacion de Horarios.
Actualmente en el Campus Virtual existen diferentes tipos de cursos (Ver tabla Organización de cursos en Dokeos)

Creación de curso

Un curso del Campus Virtual lo

puede crear directamente el profesor a través del SSP o bien a través de la figura "Diseñador" del Campus Virtual. Sólo en el caso de que se trata de un curso externo se deberá crear un ticket en el CAU para crear el curso.

A la hora de crear un curso hay que tenen en cuenta que:
Para que un profesor pueda crear el curso a través del SSP y verlo posteriormente debe tener asignada la asignatura en horarios.
Cada año académico se han de crear los nuevos cursos correspondientes al año que comienza.
Los cursos de años anteriores quedan como Sólo lectura para que los alumnos y otros profesores puedan consultarlos.


Además un curso, dentro del Campus Virtual, puede estar creado de diferentes formas en función de si se imparte o no a varios grupos o si son varios los profesores que imparten la misma asignatura.

En resumen, un curso en el Campus Virtual puedes esta creado como:

  • Independientemente del profesor, cursos con códigos tipo XXXXXXXXXX0000XXXXX (es decir con 0000 como código del profesor)
Un único curso creado para toda la asignatura, independientemente de si hay o no más grupos o profesores.
  • A ese curso accederá cualquier alumno que esté matriculado de dicha asignatura para el curso académico actual, independientemente del grupo en el que esté matriculado, del grupo al que pertenezca el alumno o del profesor que imparta la asignatura.
  • Accederán a este curso con permiso de lectura y escritura todos los profesores que tengan asociada dicha asignatura en horarios, independientemente de la carrera o estudio.


Para una curso creado para un grupo específicamente (independientemente de que existan más grupos o no)
  • Accederán los alumnos matriculados de esa asignatura y que además pertenezcan a ese grupo (OJO: En el expediente, no en la ficha, es decir Grupo de la Asignatura)
  • Los profesores serán todos los que tengan asignada esa asignatura y ese grupo en la aplicación de horarios.


  • Cursos creados específicamente para profesor, cursos con códigos tipo XXXXXXXXXXPPPPXXXXX (es decir distinto 0000 como código del profesor)
Un curso creado para un profesor independientemente del grupo y del estudio
  • Entraran todos los alumnos que tengan matriculada dicha asignatura ese año academico, independientemente del grupo y del estudio en el que estén matriculados.
  • Accederá como profesor sólo el profesor para el que se ha creado el curso.


Para una asignatura impartida por un profesor a un grupo concreto, independientemente de si hay más gruposo o no
  • Accederám los alumnos que esten matriculados de esa asignatura y que tengan puesto ese grupo en el expediente.
  • Entraran como profesor solo para el que se ha creado el curso y con acceso de lectura el resto de profesores que impartan dicha asignatura en otros grupos o estudios.


En el momento de crear el curso a través del interfaz del SSP, si el profesor tiene asignados varios grupos, se le invita a separar la asignatura para los diferentes grupos que tenga dados de alta; o por contrario ha hacer un curso comun para todos los alumnos de la asignatura.
Todos los cursos son creados solo para un profesor en concreto por defecto (las dos ultimas opciones de la lista anterior). Si se desea alguna de las otras situaciones es necesario pedirlo por correo electronico.
Adicionalmente existen otros tipos de cursos especiales que no van ligados a una asignatura (de un estudio por ejemplo). Dichos tipos se detallan en el cuadro explicativo del este enlace
Cuando un profesor solicita un curso, este no aparece inmediatamente en la plataforma. Para que aparezca es necesario que el profesor se introduzca en el Campus Virtual. De manera automatica cuando el entre se creara el curso y el profesor podra comenzar a crear contenidos en el.
Si ningun profesor ha solicitado, abierto, editado un curso de una asignatura este no les aparecera a los alumnos.

Apertura del curso

Cuando un profesor solicita la creacion de un curso de forma opcional puede introducir en el sistema una fecha de apertura. Esta fecha de apertura permite que aunque el curso exista en el sistema y se pueda comenzar a modificar el curso o subirle contenidos los alumnos de ese curso no puedan entrar en el. Con ello se da un periodo de tiempo para crear el curso de forma adecuada, y asi cuando por fin los alumnos entren vean los contenidos de manera estructurada y correcta. De NO introducirse esta fecha de apertura en el sistema el curso sera creado en la siguiente sesion del profesor en el campus virtual.
Un curso solicitado por un profesor es creado la siguiente vez que el profesor entre (haga un inicio de sesion) en la web del Campus Virtual. Este punto es importante a tenerlo en cuenta. Es el profesor titular de la asignatura el que tiene que entrar en el Campus Virtual para que un nuevo curso sea creado, y no un alumno o un coordinador. Entendemos por profesor titular de una asignatura aquel que la tiene asignada en horarios para el curso academico actual. Por supuesto puede existir mas de un profesor titular de una asignatura. En tal caso el curso se creara cuando entre cualquiera de ellos.Teniendo en cuenta que el nombre del profesor encargado del curso que aparecera en la plataforma sera de este primer profesor que haya entrado.
Los cursos una vez abiertos no se cierran, sino que de manera automatica pasaran a solo lectura una vez que haya finalizado el curso academico actual.

Alumno tiene acceso

Para que un alumno entre a ver un curso del Campus Virtual, y por lo tanto sea alumno de este, ha de estar matriculado de esa asignatura para el año actualmente abierto. Ademas, y en el caso de ser un curso restringido a un grupo, ha de pertenecer al grupo en cuestion.
Los cambios en el expedientes de los alumnos se ven reflejados inmediatamente en los derechos de acceso de los alumnos. No viendose en los cursos en si hasta que el alumno entre en el curso o se ejecute el proceso de sincronizacion.
Ademas de los cursos normales de asignaturas existen una serie de cursos especiales de gestion de las actividades academicas. Un ejemplo de este curso es el curso de coordinacion de un estudio o el curso de una facultad. Estos cursos tienen reglas de pertenencia especiales, y por ello no es necesario que un alumno pertenezca a una asignatura para poder entrar en ese curso.
El cuadro resumen de esta pagina nos indica los diferentes tipos de cursos que existen actualmente en la plataforma y las reglas de inclusion que se aplican.
Tambien (mirar el cuadro resumen anteriormente dicho) puede darse el caso que ciertos profesores de la plataforma sean alumnos de otros cursos, como por ejemplo un curso de coordinacion de una facultad. En este caso para ser incluido en un curso de este tipo los datos que son consultado son los de las bases de datos de Recursos Humanos.
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