Procedimiento Cambio Departamento

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Introduccion

En el presente articulo se detallara el procedimiento para cambios de departamentos en los sistemas de la Universidad.
Es necesario indicar que si se trata de un departamento académico en ciertos casos no será posible realizar el cambio hasta el mes de Septiembre, que es cuando se realiza el cierre contable, y se debe realizar antes de que se traspasen los datos a Contabilidad (Dynamics).

Alta Nuevo Departamento

Si lo que se desea realizar es dar de alta un nuevo departamento el proceso es el siguiente:

  • Alta del nuevo código analítico (Dynamics): esta tarea la realiza Control Econímico e informa a RRHH de este código.
  • Alta del nuevo departamento en RRHH (Murano): esta tarea la realiza RRHH.
  • Alta del nuevo código en la MS-CC: esta tarea la realiza RRHH.
  • Alta del nuevo código de Departamento en Contabilidad (Dynamics): esta tarea la realiza Control Económico.
  • Creación de los buzones de correo (MailBox) : esta tarea la realiza Sistemas-Tecnología y Servicios Informáticos (TSI).
  • Asignar el departamento nuevo a una Unidad Organizativa (OU): esta tarea la realiza Sistemas-Tecnología y Servicios Informáticos (TSI).
  • Creación de la Unidad Organizativa (OU) en el Directorio Activo (AD): esta tarea la realiza Sistemas-Tecnología y Servicios Informáticos (TSI). Atención, si es una departamento académico se debe crear la OU en el AD de Alumnos también.

Modificación Departamento

Existen varias posibilidades dependiendo del cambio:

Cambio de nombre pero con mismo código analítico

Este cambio, si se trata de un departamento académico, solo puede hacerse en Septiembre con todos los traspasos a contabilidad realizados

Cuando se realiza un cambio de departamento a otro que es nuevo, las acciones que se deben realizar son las siguientes:

  • Modificar el nombre en Dynamics: esta tarea la realiza Control Económico.
  • Modificar el nombre en Murano: esta tarea la realiza RRHH.
  • Modificar departamento en la Base de Datos: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo. Esta acción significa que es un cambio de nomenclatura del anterior departamento, por tanto mantiene la misma cuenta contable (esto se debe confirmar con Control Económico).
  • Actualizar en todos los sistemas el código antigüo (departamento que desaparece) al nuevo departamento: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo. Esta acción actualizará automáticamente tanto en el Sistema de Servicios al Profesorado (SSP) como en el resto de sistemas y aplicaciones la nomenclatura del departamento, esto incluye al personal de la Universidad, los estudios, grupos, las asignaciones en los Planes Operativos, etc.
  • Eliminar del sistema el código de departamento antigüo: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo.
Ejemplo DLA con código 1000 pasa a ser DLAE con código 1000

Cambio de nombre y nuevo código analítico

Cuando se realiza un cambio de departamento a uno nuevo y se mantiene el código anterior, el proceso es siguiente:

  • Realizar los pasos del proceso de Alta Nuevo Departamento .
  • IMPORTANTE:: si se produce la situación de que el Planes Operativo (PO) del departamento actual se desglosa en dos departamentos diferentes, es necesario conocer a priori el desglose del PO para poder continuar con el proceso, si no todo el PO quedará asignado al primer cambio de departamento que se realice.
  • Crear el nuevo departamento en la Base de Datos: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo. Esta acción significa que es un cambio de nomenclatura del anterior departamento, por tanto mantiene la misma cuenta contable (esto se debe confirmar con Control Económico).
  • Actualizar en todos los sistemas el código antigüo (departamento que desaparece) al nuevo departamento: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo. Esta acción actualizará automáticamente tanto en el Sistema de Servicios al Profesorado (SSP) como en el resto de sistemas y aplicaciones la nomenclatura del departamento, esto incluye al personal de la Universidad, los estudios, grupos, las asignaciones en los Planes Operativos, etc.
  • Eliminar del sistema el código de departamento antigüo: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo.
Ejemplo DA con código 1100 pasa a ser DA-AE con código 1200

Traslado de un código a otro ya existentes

Cuando se realiza un cambio de departamento a otro ya existente en el sistema y se elimina el anterior, el proceso es siguiente:

  • Actualizar en todos los sistemas el código antigüo (departamento que desaparece) al nuevo departamento: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo. Esta acción actualizará automáticamente tanto en el Sistema de Servicios al Profesorado (SSP) como en el resto de sistemas y aplicaciones la nomenclatura del departamento, esto incluye al personal de la Universidad, los estudios, grupos, las asignaciones en los Planes Operativos, etc.
  • Eliminar del sistema el código de departamento antigüo: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo.
Ejemplo Tenemos DPM con código 1300 y DPC con código 1400. Todo lo del DPM pasa a DPC con código 1400.

Cambio de nombre a uno existente (se mantiene el anterior)

Cuando se realiza un cambio de departamento a otro ya existente en el sistema, el proceso es siguiente:

  • IMPORTANTE:: si se produce la situación de que el Planes Operativo (PO) del departamento actual se desglosa en dos departamentos diferentes, es necesario conocer a priori el desglose del PO para poder continuar con el proceso, si no todo el PO quedará asignado al primer cambio de departamento que se realice.
  • Actualizar en todos los sistemas el código antigüo (departamento que desaparece) al nuevo departamento: esta tarea la realiza Sistemas-Desarrollo. Esta acción actualizará automáticamente tanto en el Sistema de Servicios al Profesorado (SSP) como en el resto de sistemas y aplicaciones la nomenclatura del departamento, esto incluye al personal de la Universidad, los estudios, grupos, las asignaciones en los Planes Operativos, etc.
Ejemplo Tenemos DLAE con código 1000 y DLAT con código 1100. Se pasa todo de DLAE a DLAT y se mantiene DLAE.


NOTA PARA SISTEMAS

Se debe utilizar el procedimiento que se encuentra en el Git (sql/sgc/scriptsAuxiliares/CambioNombreDepartamentos.sql con la opción que corresponda).

Independientemente del tipo de modificación que se realice es necesario ejecutar y revisar lo siguiente

  • Se deben ejecutar de forma excepcional los procesos de RRHH y de HORARIOS.
  • Si procede, se deben renombrar o crear las OUs en el AD.
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