Como crear reglas de correo en Outlook

Microsoft Outlook 2003 ofrece muchas posibilidades que quiza desconocemos, una de ellas es la posibilidad de crear reglas de correo entrante para eliminar, distribuir o gestionar dichos correos. A continuación vamos a ver los pasos necesarios para crear distintos tipos de reglas:

Pasos:

• Abrir Outlook para ver en la pantalla principal el menu superior:

• Debemos ir al menu superior, seleccionar el menu Herramientas y dentro de dicho menu seleccionamos Reglas y alertas:

• A continuación aparece una pantalla con dos pestañas para configurar las reglas de correo y alertas. Nos centramos en la pestaña de reglas de correo, en dicha pestaña existen varias opciones: crear nueva regla, modificar una regla ya creada, copiar, eliminar, alterar el orden, ejecutar la regla marcada y opciones.

• Para crear una regla pulsamos en la opción que indica Crear nueva regla, nos aparece otra pantalla con dos opciones, crear una regla a partir de una plantilla o crear una regla desde cero, cualquiera opcion es valida:

• En este ejemplo vamos a crear una regla desde cero, en el paso 1 vamos seleccionar la opcion de comprobar los mensajes cuando lleguen y en el paso 2 seleccionamos la opcion por defecto de aplicar esta regla después de la llegada del mensaje:

• En la siguiente pantalla aparece la pregunta ¿Qué condiciones desea comprobar? En el paso 1 debemos marcar la condicion que queremos que cumpla la regla, podemos seleccionar por ejemplo todos los mensajes de una persona o lista de distrubución especificada, o todos los mensajes entrantes con importancia alta, o los mensajes entrantes con datos adjuntos, etc. En este caso marcamos la opcion de mensajes de personas o lista de distribución:

• En el paso 2 debemos editar la descripción de la regla pinchando en el valor subrayado, en este ejemplo hemos seleccionado en el paso 1 la opcion de todos los mensajes de una persona, en dicho caso, debemos pulsar en la palabra subrayada y seleccionar que persona queremos utilizar en esta regla. En este caso busco a Fernando Moya y lo marco, a continuación ya aparece en lugar de la palabra "personas o lista de distribución": 

• Una vez especificado el valor que le hemos dado continuamos y pulsamos siguiente. En la nueva pantalla nos vuelve a realizar una pregunta en la parte superior: ¿Qué desea hacer con el mensaje? Igualmente que en el paso 1 anterior debemos seleccionar una opcion para que la realice con el mensaje entrante como por ejemplo: mover el mensaje a una carpeta especifica, eliminarlo, marcar como leido, reproducir un sonido, etc. En nuestro caso seleccionamos la opcion de moverlo a una carpeta especifica y reproducir un sonido:

• En el paso 2 vemos igualmente la opcion marcada en el paso 1 anterior y la opcion que acabamos de marcar, aqui debemos especificar la carpeta a la que queremos mover los mensajes entrantes, para ello pulsamos en la palabra subrayada y seleccionamos o creamos la carpeta donde queremos que se muevan los mensajes entrantes, tambien podemos especificar el sonido de los nuevos mensajes o dejarlo por defecto:

• Una vez especificado la carpeta pulsamos siguiente y nos aparece otra pantalla preguntando ¿Hay excepciones? En el paso 1 podemos seleccionar una, varias o ningua excepcion como por ejemplo: si el asunto contiene cierto texto, si tiene un mensaje enviado por el asistente para fuera de la oficina, etc. En este caso vamos a seleccionar la opcion excepto si tiene una marca de importancia, tendriamos que especificar en el paso 2 el tipo de importancia, alta, normal o baja, para ello pulsamos en la palabra subrayada: 

• Para terminar de configurar la regla debemos asignarle un nombre en el paso 1 y en el paso 2 debemos marcar las opciones que aparecen para ejecutar la regla con todos los mensajes que se encuentre en la bandeja de entrada y para activar la regla que hemos creado. Una vez realizado esto pulsamos el boton de finalizar y nos aparece de nuevo la pantalla principal con el nombre de nuestra regla en la parte superior, aplicamos y aceptamos: